当前采购工作实践中，“谈判”和“招标”已经成了两种最常用的采购技术，对降低采购成本、防止采购腐败起了重要作用。但很多企业老板和采购经理对哪些情况下采用“谈判”哪些情况下采用“招标”却不甚明了，甚至认为招标的方式最公平，最能消除腐败隐患，因此明确要求“尽量采用招标方式”，或者把采用招标方式的范围作为考核采购经理绩效的指标。

其实，“谈判”和“招标”作为两项采购技术，各有优缺点，有些适用条件是相同的，但有些是不同的。我们先来讨论两者相同的适用条件：

n  相对大的采购金额

采购金额足够大，才能吸引供应商投入必要的时间来进行一个正式的招投标流程。同样，进行一个正式的谈判也需要耗费双方的时间和精力，因此，业务规模足够大，潜在节省足够多，才能抵消谈判或招标动作本身的成本，才有必要实施。要注意的是，对采购方来说，谈判比招标的成本更高。

n  “自制”的可能性

如果采购方有能力或者有条件自制采购对象，则会在谈判中占据主动权，可以争取到供应商更大的让步。因为采购方不依赖于外部的供应，所以如果有必要，采购方可以中止谈判，转而自制。同样，如果采购方有能力自制，也能给招标时的评标工作提供有效的技术支持，可以更充分细致的评估供应商的投标，找出其技术或成本上的不合理之处。

除了上面这些共同点，“谈判”和“招标”在适用场合上又存在区别，相关的考虑因素有：

l  标准化程度

如果采购对象的技术规格要求很清晰，也就是说标准化程度很高，这种情况下采用招标的方式就比较合适，而不太适合采用谈判的方式。因为如果采购对象（实物或服务）对于采购方和供应商都是新的事物，规格要求不十分清晰，那么即使勉强招标，各投标方在性能、质量和可靠性方面承诺包括报价差别会很大，采购方很难有效评估这些差别。

另一方面，标准化程度高，才能保证有足够数量的供应商参加投标。如果没有足够的竞争，供应商就缺乏动力和压力来尽量满足采购方的需求。一般三到十家供应商参加投标比较合适。

同样，如果采购对象的规格要求变更频繁，例如在新产品研发阶段采用新技术的新物料，可能在后续会有比较多的设计更改，甚至可能存在中止采购的风险。这种情况下，最好采用谈判的方式，而不是招标。

l  紧急程度

一般来说招投标过程需要三到四周的时间才能最终签署合同。更复杂的情况需要时间更长。因此，当采购需求很紧急的时候，就不适合采用招标方式，而可以考虑采用谈判方式，挑选最有希望的供应商进行谈判，缩短采购周期。值得一提的是，如果采用信息技术手段，例如电子招投标系统，可以缩短招投标周期，一般可以缩减到之前的20%—40%。

l  供应商准备成本较低

招投标的适用场合包括不需要供应商很高的准备成本。这种情况的典型案例是开模件。如果物料不需要复杂的模具甚至不需要模具，那么潜在的供应商就有平等竞争的机会。如果物料需要较大的、复杂的模具，则原先的供应商则有较大的竞争优势。这种情况下，采用招标方式就不太适合，而可以考虑采用谈判的方式。

以上只是针对招标和采购的一般适用条件做了简要分析，实际情况可能是各种因素的叠加，因此需要综合考虑权衡，找到最佳方案。深圳市智杰科技信息有限公司的资深顾问在采购管理及供应链集成管理方面有多年的企业实践经验，可以提供专业的培训和咨询服务。