火眼金睛

一家独立的审计事务所对一个上市公司的采购部进行审计，审计人员考察近一年来的采购内容，该公司采购部门有五个采购员，主要负责原材料、零部件和设备及维修零件等采购内容，年采购金额在5,000万人民币左右，订单采用简单地计算机打印方式，一年大约10,000个左右。采购订单无论金额大小一律由总经理签字生效。在审计过程中，有一张订单引起审计员的注意，申请人为维修部工程师李由，申请内容为公司办公室用三菱柜式空调5台。批准人为维修部经理吴事。申请日期5月10日，批准日期5月30日。订单资料显示：报价一份，报价人为步智公司张钱，收件人为李由，报价日期5月20日，此订单采购员为加入公司半年时间的王新，订单于6月5日由总经理签字发出。从财务了解到本次订单款项15万元已于6月15日付出，发票日期为6月6日。本空调收件人为李由，空调经常坏，又根据内部年度员工调查反馈，夏天公司温度较高，空调经常坏，虽多次维修，似乎也无多大改善……

再有，审计人员找出一项订单资料如下：采购内容为印刷公司产品手册。共计：3000元。申请人为采购员邹辽。申请日期为5月4日，6日，10日，订单日期5月10日，报价5月11日。经过调查发现，公司每年印刷品量很大，采购金额大致在1,000万，马虎公司作为印刷品唯一供应商与公司已有多年合作经验，价格每年有少许降低，采购员对质量反映尚可，市场部和公关部偶有投诉主要是印刷色彩问题及外观污渍。

订单于5月15日由采购经理签署。预计交货日期5月25日，实际交货记录反映有一批手册迟交于5月28日，其余资料无。问及与马虎公司有无合同，采购部花了近10小时（未能当场出示）才提供一份复印件。问及原因何在，言称不知，采购员邹辽则刚刚离开公司，该合同显示签于三年前，由前任采购经理签署。合同签字生效日为当年1月1日。合同中只有某种规格的价格，没有印量与价格的关系，也没有包括订单中所有采购项目。原有的价格已明显高于现在订单价格。

讨论：

1.上面审计的发现中，分析问题点。

2.采购审计都会涉及哪些方面？

点评：

公司的所有订单，无论金额都少，都必须由总经理签字，这样的情况不再少数，似乎这样做，公司的控制很严格，但审计则会问一个问题，总经理是否有能力，有时间对每一张订单都进行了仔细的控制，如同在这家公司，一年10,000个订单，总经理在办公室的时间能否达到100天？如果总经理不在办公室，订单又如何处理？谁来签字？每天平均100个订单，如果每一个订单3分钟，就是5个小时。总经理是否能有精力认真审阅每一张订单？如果不能，又如何谈得上控制？订单采用简单地计算机打印方式，则价格审核谁来做？

再看这张具体的空调订单。申请人为什么是维修工程师，而不是使用者？供应商报价的接收人为何是维修工程师，而不是采购员？那么询价是否也是由维修工程师发出的？甚至连收货人都是维修工程师。申请内容为指定的三菱品牌，这是公司指定长期使用的品牌？步智公司是否是公司认可的供应商？若都不是，需要做出解释。再看采购的过程，订单于5日发出，发票6日，款项6月15日付出，是否有使用验收？一个采购过程，必须有申请者，采购人，收货者，验收人的独立操作并认可签字，这里都没有看到，是公司采购流程的缺失，还是采购人没有遵守流程？而最终的员工反馈结果，也印证了这张订单的问题。

第二个采购活动中，印刷品是一个竞争性非常强的产品，采购金额大，1,000万上下，作为印刷品唯一供应商，马虎公司是否列入了公司的《合格供应商名录》？是否执行了选择的流程？有无对供应商的审核？价格的审核流程在哪里？合同在哪里？合同的规范性，合同的内容，合同的有效期，都没有得到证实。可以得出的是，公司的合同管理流程，及合同的文档管理都存在着巨大的缺失。虽然采购员对质量反映尚可，但对于市场部和公关部偶有投诉，及实际的交付问题，既没有与供应商的反馈及改进措施。具体到这张订单，采购员没有资格作为申请人，订单日期比报价还早，显然是颠倒的。这张订单是采购经理签的，违法了公司的规定。

对采购的审计主要包括下列内容：

（1）审“该不该买”，即对采购计划的审查。要审查采购计划是否进行可行性论证（特别是金额较大的采购项目），采购计划不合理，会影响企业的预期效益，甚至会造成资源浪费。另外还要审查采购计划是否履行了相关审批手续，资金是否落实，有没有对采购价格进行过市场调研等。对那些通过市场调研无法获得价格信息的，则应根据采购物的成本组成内容，采取一定的方法进行合理测算，作为确定采购价格的依据。

（2）审“何时买”，即对采购时间的审查。要充分发挥规模采购的优势，对有关部门提出的采购计划，进行合并、分类，能集中采购的绝不零星采购。另外，如果采购时间选择不当，将会影响企业的生产经营或增加企业的仓储成本。

（3）审“怎么买”，即对采购方式的审查。采购方式可以采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，每种方式各有特点，采取哪种方式要根据具体情况灵活掌握，以获得合理的采购价格。这就需要在审计时，较多地运用经验、知识来具体分析判断，避免在选择采购方式过程中受人情关系、私心杂念影响。采购方式选择得当，不但可以加快采购速度，而且还可以节约投资，减少不必要的人力和物力消耗。

（4）审“买谁的”，即对供应商和开标过程的审查。在对供应商进行考查了解的基础上，对供应商的选择要制定一个严格的标准，将那些信誉好、实力强的供应商招进来，将不符合我们要求的剔出去，以保证支付合理价格的同时，获得较好的质量，要特别注意不要让一些人情关系左右审查标准。对开标过程进行审查主要是为了禁止开标过程中的“暗箱”操作，以维护公开、公平、公正竞争原则。审计监督时，应特别注意对招标文件和评议标准的审查，看有无漏项问题，有无表达不清和不合理的问题，有无责任不清问题，有无与国家法规、政策不一致的问题，还应该注意有无招标者内定中标者或向投标者泄露标底，评标过程中有无不公平、不公正、不合理问题等违规行为。开标过程中存在的问题将会改变招标采购的意义，应予以高度重视。

（5）审“合同”，即在正式签订合同前，对采购合同草本的合法性、严密性进行审查，它是内部审计的重要的环节。合同是获得合理采购价格的法律保障，对其审查的主要内容有：审查采购合同标的物是否明确，内容是否合法，是否符合国家有关政策法规；审查采购合同的各种数量标准，控制采购合同供货数与期限，减少货物库存量和资金占用额，以加速资金周转；明确双方的违约责任，提高采购合同的约束力和严肃性，以保证及提高合同履约率；审查双方权利义务关系的对等性，如质量标准、技术条件、技术要求、验收方法、付款方式与期限、运输中的责任、售后服务及质保期限有关约定等都要明确具体；审查双方意见表达是否明确，有无意思理解上的偏差，合同中有无含糊不清、模棱两可的措辞。

（6）审“验收和结算”，即对采购标的的数量、质量是否符合采购合同的要求，与采购商的资金结算是否符合合同规定，该保留质量保证金的项目是否按规定保留了等等。这是一个不容忽视的环节，它也关系到采购活动的成败。即使以上环节，无懈可击，如果验收手续不严格，也有可能导致采购活动的失败，给企业带来损失。有的供应商，以合理的价格，取得供应权后，在供货时采用偷工减料，以次充好，降低软、硬件的配置水平，降低服务质量等手段，以牟取不正当的利益，从而损害企业利益。所以应严把验收关，对于重要的采购活动，审计人员应亲自参与；对于专业性很强的采购活动，还可以继续聘请参与采购工作的专家来验收，从而保证质价相符和采购活动的成功。

具体上，审计内容包括：物资采购内部控制、采购计划、采购合同、采购招标、供应商选择、采购数量、采购价格、采购质量、物资保管、结算付款以及物资采购期后事项等：

物资采购内部控制需要调查的项目包括：

（一）物资采购控制环境问题调查

1．管理部门是否认为健全的内部控制能促成物资采购目标的实现？

2．组织结构的设置是否有利于物资采购各部门职责的明确划分和协调运行？

3．有无物资采购程序、手册和详细的岗位说明书？

4．物资采购涉及到的所有员工是否清楚自己所要履行的岗位职责和必须遵循的政策与程序？

5．物资采购政策及其变化是否及时向相关员工进行了传达？

6．管理部门是否定期向员工说明道德行为的重要性？

7．是否制定了书面的道德政策并使员工了解了这些政策？

8．有无制定不合理的采购目标与高业绩挂钩的奖励诱使员工舞弊？

9．员工的素质与其从事的物资采购业务是否相称？

10．有无对员工进行定期专业培训？

（二）物资采购风险管理问题调查

1．是否有适当层次的管理部门参与了对物资采购风险的评估？

2．有无识别物资采购风险的适当办法？

3．物资采购风险的识别是否全面？

4．是否对物资采购风险进行了评估？

5．是否有物资采购风险的防范和化解措施？

6．是否有识别人事、控制程序变化并作出相应反应的机制？

7．有无防止物资积压或短缺的有效办法？

8．物资安全库存量的确定是否合理？有无进一步降低的可能？

（三）物资采购控制活动问题调查

1．所有物资采购是否以合法经营需求或目的为依据？

2．物资采购是否经过适当的授权批准？

3．是否以最具成本效益的方式取得物资？

4．是否对物资采购实施合同控制？

5．是否对物资采购不相容职务执行了分离？

6．是否对承担采购职责的员工进行定期轮岗？

7．大宗物资采购是否实行招标控制？

8．供应商选择是否做了充分的调查并持续监督供应商业绩？

9．采购物资的价格确定是否合理？

10．有无健全的物资价格信息控制措施，包括物价信息收集、分类、加工、比较的程序控制，信息的质量要求，信息资料的归档保管等？

11．是否对到货物资由独立部门组织认真验收？

12．对验收不合格的采购物资是否及时查明原因落实责任？

13．是否对物资采购进行了永续盘存记录？

14．在缺乏永续盘存记录时，是否存在补偿控制措施？

15．物资采购是否实施了ABC分类管理法？

16．是否对物资进行定期盘点？

17．是否在有关物资采购票证审核一致、无误的基础上确认应付账款负债？

18．是否定期发送供应商对账单？

19．有无物资接触和记录使用控制措施？

20．对物资采购是否采取了健全的凭证和记录控制？

21．是否有针对计算机环境下物资采购信息处理的安全控制标准和措施？

（四）物资采购信息与沟通问题调查

1．管理部门是否鼓励涉及物资采购的所有各方交流信息？组织内部信息渠道是否通畅？

2．信息沟通是否能使员工有效履行职责？

3．与组织外部是否有信息沟通？

4．是否存在根据截止期信息对物资采购明细账和总账进行控制和调节？

5．是否对重大物资采购差异进行了及时调查和处理，是否将调查结果向管理层提交？

6．管理部门是否投入充分的资源来支持对信息系统的开发和修改？

7．是否保持最新的物资采购会计文件？

8．收集的外部信息是否全面，包括物价变动信息、市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息、业务流程再造信息等？

9．有无通畅的例外情况报告渠道？

10．员工的反馈以及供应商的投诉渠道是否畅通？

11．是否采取措施保证网络环境下信息处理和传递的安全完整和对计算机病毒的防范？

（五）物质采购监督问题调查

1．是否建立适当管理程序来保证物资采购控制的运行并对运行的效果进行评估？

2．是否存在适当的程序对物资采购活动进行持续的日常监督？

3．监督活动中发现的控制薄弱环节是否向适当管理层汇报？是否根据需要对政策和程序进行修改？

4．是否设立独立稽核员对物资采购实施独立监督？

5．审计活动范围是否能够足以证明物资采购内部控制的有效性？