严格执行合同

刚到采购部的严歌请教她的师傅，采购员最主要的责任和能力是什么？师傅回答她：“熟悉并遵守与采购相关的法律与规范，恪守契约精神，维护合同双方的权利和义务。”师傅的话好像是在背课文，严歌佩服不已，抬头一看，这句话印在墙上呢。不仅仅是师傅对合同的敬仰，这里还有一个严肃而深刻沉重的故事。

公司的副董事长被双规，接着判了无期徒刑，原因是吃了太多了供应商的好处。新的领导班子痛定思痛，下决心改变局面，建设一个廉洁、正直的管理层，经过大家的反思，认为过去犯错误的漏洞在于合同的执行不严格，不严密。造成了与供应商的合同签订之后，还有许多的变更，而变更造成资金的追加，往往容易失去控制。因而新的管理层决定狠抓合同管理和合同的执行环节。合同在谈判和签订时要将所有细节都写到书面上，执行时，严格对照合同不走样。这样的举措受到了上级主管单位的肯定和赞扬，并作为反腐倡廉的典型在电视、电台、报纸和媒体上宣传，当然，公司管理层也更加积极地推行合同管理。

在师傅的教导下，严歌也把合同放在非常重要的位置，严格执行合同，无论大项目还是小订单，都一丝不苟，一板一眼地，毫不留情，还常常将“合同规定”挂在嘴边。公司管理的是公共场所，厕所是外包给一家保洁公司，和保洁公司订的厕所清扫服务合同中要求厕所里不能有苍蝇，地上不能有水。但有时候旅客带了一些有丰富重口味的食品，招引了远方的苍蝇，或是跟着食品一起进来的苍蝇，被发现后，立刻按合同要求罚款，有些旅客洗完手不去拿纸巾，也不烘干，而会习惯性的往地上甩甩手，被检查到又是罚款，保洁公司的规定很严格，公司收到罚款通知，直接扣当事人的工资，保洁员怨声载道，但又控制不了局面。

有一次，公司场地大迁移，当时没有旅客，所以厕所也没有使用，严歌看到大家忙得不可开交，而保洁员却无所事事，就和保洁员商量，要求他们帮着搬东西，但保洁员异口同声地说：“合同上没有这一条呀”，都不动手，在一旁当观众看热闹，严歌既生气，又无奈，心想：怎么当时签合同时没有把这一条写进去！

公司有许多传送带，产品来自一家世界级著名的大厂家，传送带是运动的机械产品，再加上野蛮装卸，出问题是常事，公司和厂家签订了维保合同，合同要求响应时间不能超过２小时，因为有许多传送带同时工作，一条出故障调度稍作改变也不太影响大局，一般工程师都能在一个小时内就到场了。但特殊情况也会发生，一次因为有重要国事活动道路戒严，而国事活动还涉及到公司，而偏偏这个时候传送带出问题了，工程师被堵在路口过不来。又恰巧被领导看到了，真是屋漏偏逢连夜雨。严歌看到姗姗来迟的工程师，当即开出一张罚单让他带回去，领导在一旁看着频频点头，表示赞许。据说，那个工程师回到单位，无论与领导如何解释，领导就是一句话，带回了罚单表示客户不满意，无论什么原因，你的任务就是让客户满意，客户不满意就是你的工作没有做好，没有理由，奖金被扣了多少没有透露。

但后来几次，还是传送带坏了，工程师像往常一样到了现场，不一样的是，他坐在门外抽烟，不紧不慢，时常看看表，就是不进门，2小时差3-5分钟，迈着方步进来了。严歌看到此情此景，非常生气，但也无奈，人家没有违反合同呀，你也没有理由投诉。严歌又怪上了维保合同，这合同应该签得再严密一些，无懈可击，让这小子无孔可钻。

严歌在沉思，这合同如何才能更加管理这些调皮、不听话的供应商呢？

讨论：

1. 您认为采购的最重要任务是什么？

2. 合同管理否是解决腐败的有效方法？为什么？还有那些更有效的方法？

3. 您认同严歌的合同管理方法吗？为什么？

4. 如何才能更加管理这些调皮不听话的，利用合同瑕疵做挡箭牌的供应商呢？

5. 如何使采购合同更加严密，不让供应商有机可乘？

点评：

合同中的一个重要的项目是规格书，但规格书更适合于那些详细而精确的合同，例如货物采购合同，但是，许多商业合同不属于这种性质的合同：

·工程和材料合同，例如建设合同

·设计合同，例如科研、市场服务、设备设施等方面的合同

·雇佣合同（或租赁合同），例如计算机硬件、财产、交通、植物品种等方面的合同

·专业建议方面的合同，例如信息技术服务、会计／财务、市场营销或服务等方而的合同

·外包服务合同，例如保洁、食堂、环境花木，设备维护保养合同等

对于上述规格有两项基木功能：沟通和比较。

    1. 沟通。 清楚而不含糊的规格不仅使买方组织与供应市场之间容易沟通，而且也使采购人员与内部用户之间容易沟通。如果在合同开始时，所有当事人都能清楚理解规格中的要求，那么以后发生争议的可能性就很小。例如，当医院外包清洁服务时，有必要规定“一间清洁的病房”的含义。就这一问题，医院的管理者与清洁合同的服务方已经发生多起争执，因为在许多案例中合同双方对“什么是清洁”持各自不同的观点。

    2．比较。 清楚而不含糊的规格使供应商的合同报价容易得到公正和更加准确的比较，因为所有的报价是基于同一基础进行比较的。回到前面的例子，当邀请潜在的供应商对一个清洁服务合同进行报价时，互相竞争的供应商们对清洁的理解不同，制定报价的基础也就不同。因此，在更多细节上对“清洁”进行定义是必要的。

规格有两种形式，输出规格和输入规格，如果你感到饥饿去一家以食物鲜美而闻名的饭店吃饭，你的基本需要和目标是什么？让我们把问题看得简单一些，假设简单地解决你的饥饿，你有两种选择：

 (1)可以准确告诉厨师你想吃的东西并从菜单上定下来。

 (2)或者仅仅告诉店员你饿了，让他们解决你的饥饿问题，由他们决定你应该吃什么。

在第一种情形下，你有效地使用了一个输入规格，告诉了供应商应如何满足你的要求。他们必须准确按照你的要求去做，但是可能在吃完饭后你感到不满意，如果是这种情况，那不是供应商的责任。使用输入规格强调了输入，限制了供应商自由。然而，在许多情况下输入规格是必需的，例如，为了你的健康、宗教信仰或其他个人喜好而有特殊节食要求时，你可能在饭店订餐时需要使用一个输入规格。

在第二种情形下，你有效使用了一个输出规格（性能或功能规格）(Performance specification，or functional specification)，告诉了供应商你的需要，由他们决定应如何更好地满足你的要求。这种方法的优点是能鼓励供应商创新，而且他们必须保证使你的饥饿要求得到解决。

使用输出规格时，要求传递给潜在的供应商买方期望提供的原料或服务的目的、功能、应用及性能，这就给了供应商一个机会，使他们能提出自己最适合的供应方法。利用输出规格的优点是：

(1)容易起草：当采购人员对所购产品的技术知识了解甚少的时候，尤为重要。

(2)把责任转嫁给供应商：如果所提供产品不能发挥正常功能，买方有权要求供应商改正。

(3)拓宽了潜在供应商的基础：如果计划是要求供应某种发挥特殊功能的东西，不同供应商的创新和专家意见能够潜在地提出广阔范围的可能的解决方案。

使用输入规格时，买方详细规定什么是所需要的以及所需要的东西应该是什么样子，至于它们的用途，供应商将永远不可能知道。

在许多情况下，采用输出规格和输入规格的混合形式可能更适当。例如，如果你正寻找一个供应商来经营工厂的食堂，你可能想要确保他们提供的服务从早7点开始到晚7点结束，并且他们要达到规定的卫生标准。但菜单设计和食品供应要留给供应商去做。

有些组织的采购职能部门在规格形成过程中的作用很小，采购人员只是从用户那里得到规格，然后去寻找规定的产品或服务。然而，在大多数技术和生产导向的环境中，这个方法可能有误，可能导致浪费、供应商绩效水平低劣以及成本增加。下面四点论据说明了为什么在设计和制定规格阶段就应当让采购职能部门参与。

1．采购合同中都包含技术要求和商业要求。 在技术要求高的采购中，比如石油公司专用的钻井设备，商业条款如维修、配件可得性、保修期、用户培训都是很好的规格组成部分。所有的这些问题，采购职能部门都能帮助解决。

2. 采购的早期介入可以帮助识别潜在的和现实的供应问题。 如果用户指定的产品或原料很难找到，或者是供应不可靠，那么产品或质量就可能出现问题。如果在制定规格阶段加以关注，这些问题就能避免或将出现的可能性降到最低。

3．降低成本、避免不必要成本的最佳时机是在设计／制定规格阶段。确保产品在最初阶段不被过分限定。与以后阶段相比，在这个阶段更容易降低成本、避免浪费。例如，许多组织处置供货包装材料的成本很高。比起应付这个问题以及试图寻求更便宜的方式处置包装材料，更合理的是在最初指定更小的包装或采用可回收或可循环使用的包装材料。

4．从客户的角度看，质量不仅仅是技术问题。例如，在采购计算机硬件时，供应商对于维修服务要求的反馈时间对内部客户的满意度非常重要。高技术设备系统失灵或遭到破坏时，需要花很长时间修理，客户对此关注却很少。

因为大多数服务是无形的，所以许多时候，制定服务规格比制定产品规格更困难。下表给出了一套明确服务的质量特征衡量尺度。

    表   服务质量衡量

服务规格通常称为服务水平协议( Service level agreement，SLA)，这些协议是服务提供者和客户之间签订的，规定客户所能接受的最低的服务水平。它通过一系列衡量尺度或关键绩效指标(KPI)进行衡量，当然，这些衡量尺度会随所签订合同的服务性质不同而变化。

例如，在快递服务公司与邮购公司签订的合同中，可能用到的衡量指标如下表所示。

表 衡量指标范例

  SLA经常被建立在输出规格的基础上，在鼓励合同承包人（供应商）提高绩效水平的创新定价公式中，这些衡量尺度得到大量使用。在快递服务协议的例子中，快递员所有符合可接受的SLA标准的送达将被按照协议比率支付；该标准由KPI作出规定。超过这个标准的业绩会得到额外的奖励，而低于这个标准则不付款。如果仍然绩效持续很低，将会引发更严重的行为，比如买方有权终止合同。服务水平协议作为可操作性文件，比合同文本更有优势。

·合同经常被放在抽屉里，问题发生后才被想起来

·对于客户与服务商之间的日常关系，合同可能并不是太相关

·完成合同谈判的人是那些并不扮演继续管理合同关系角色的高级或法律员工

·成功的当事人关系要靠建立，并不是靠合同中说了什么

·敌对的法律程序能够否定许多成功的服务合同应具备的伙伴合作精神，留下一个很难建立友好合作关系的平台

  服务水平协议的特征。 服务水平协议像实体产品的规格一样变化多端。在有效的SLA中，经常看到下列特征：

·技术和专业支持

·客户账户管理安排

·问题升级解决程序

·对变更的安排（如果适用的话）

·服务水平衡量和衡量程序——关键绩效指标( KPI)

·服务水平报告

·失效成本和预防

·服务审查会议的安排

·联系／帮助／指定的人员

·重新谈判的安排

对于道德和腐败问题，利用合同解决只是一个方面，还需要从教育、惩罚、流程、法规、举报及审计等六个方面一起共管。